Omforent sluttrapport forprosjekt lønn og regnskap

Faveo logo
Faveo logo

Prosjektgruppe lønn og regnskap mener at det kan være potensial for kvalitetsforbedring og effektivisering innen lønns- og regnskapsfunksjonene bla gjennom felles kompetanseutvikling, standardisering og implementering av felles arbeidsprosesser i kommunene.  Prosjektgruppen tilrår derfor en opptrapping av kommunesamarbeidet innen rammen av et treårig prosjekt. 

Publisert av Kjell A Kristiansen. Sist endret 22.02.2011
Prosjektgruppe lønn og regnskap
Prosjektgruppen på studietur til Værnesregionen.

I sluttrapporten etter forprosjektet peker prosjektlederen Jan Willy Føreland fra Faveo AS på at det har vært stort engasjement rundt dette prosjektet helt fra oppstart og frem til dd.  

Høringsrunden har vist at de fleste høringspartene er i mot at det nå etableres et felles tjenestesenter for Knutepunkt Sørlandet kommunene.  Det er tilslutning til at rapporten samlet sett gir grunnlag for å ta en beslutning, selv om det fra flere uttrykkes stor usikkerhet til om gevinstene er realistiske.  Det skyldes bla at en mener deler av gevinstene allerede er tatt ut og at kostnadene ved omleggingene er undervurdert.

I tillegg til betydningen av at en får etablert felles IT løsninger, peker høringsuttalelser særlig på følgende styringsutfordringer dersom en skulle etablere et felles tjenestesenter:

  • At arbeidsprosessene innen lønn og regnskap er ulike, og at de både foregår i lønns- og regnskapsenhetene og i tjenesteenhetene. En må derfor finne fornuftige avgrensninger for det som eventuelt skal gjennomføres samlet
  • Avgrensningen mot personal- og økonomifunksjonene
  • Hvordan en skal sikre at en styrker sentrale prosesser innen økonomifunksjonene
  • Motstanden blant de ansatte som er direkte berørt har vært stor fra oppstarten av prosjektet og har ikke avtatt underveis.

Prosjeklederen erkjenner at høringsutkastet ikke har klart å gi tilstrekkelige svar på viktige problemstillinger, og at prosjektet heller ikke har klart å få fram et riktig totalbilde av kostnadene til lønns- og regnskapsfunksjonene. Det skyldes dels at en vesentlig del av dette arbeidet foregår i tjenesteenhetene.

Prosjektleder mener imidlertid at både høringsuttalelsene og arbeidet i prosjektgruppa har hatt flere positive effekter:

  • Prosjektet har fått opp debatten om lønns- og regnskapsfunksjonene i kommunene
  • Prosjektet har synliggjort utfordringene for lønns- og regnskapsfunksjonene. Det synes å være en felles erkjennelse av at det må arbeides mer systematisk med utviklingsarbeid for å møte disse utfordringene. Videre må standardisering av arbeidsprosessene være en foretrukket strategi for raskt å kunne få effektiviseringsgevinster
  • Kommunene har blitt inspirert av hverandre og har tatt flere initiativ til effektiviseringstiltak
  • Prosjektet har vist at det er behov for å arbeide videre med å få fram et kostnadsbilde på lønn og regnskap som er sammenliknbart mellom kommunene
  • Prosjektet har også fått frem et klart bilde av at dersom en skal gjøre endringer, er det viktig at det kan skapes forståelse og tilslutning blant berørte ansatte og ledere.

På grunnlag av foreløpig rapportforslag og merknadene i høringsrunden, har prosjektgruppa fremmet følgende anbefaling til styringsgruppa:

  1. Forprosjektrapporten har vist at det kan være potensial for kvalitetsforbedring og effektivisering innen lønns- og regnskapsfunksjonene bla gjennom felles kompetanseutvikling, standardisering og implementering av arbeidsprosessene i kommunene. Det er derfor ønskelig at dette arbeidet intensiveres.
  2. For at en skal lykkes er det nødvendig at det settes av tilleggsressurser
  3. Det skal utarbeides prosjektdirektiv for et 3-årig utviklingsprosjekt som skal arbeide med oppgavene nevnt i pkt 1. Det engasjeres ett årsverk til prosjektet (Prosjektleder).
  4. Utviklingsprosjektet etableres inntil videre som § 27 selskap av hensyn til lov om offentlige anskaffelser, etter samme modell som den administrative delen av ATP prosjektet.
  5. Prosjektleder utarbeider sammen med nettverkene årlige handlingsplaner med budsjett som godkjennes av rådmannsutvalget. I handlingsplanen defineres de forbedringsprosesser som skal prioriteres det enkelte år.
  6. Stillingen som prosjektleder utlyses offentlig. Det er en forutsetning at vedkommende har innsikt i og erfaring fra kommunale lønns- og regnskapsprosesser.
  7. Stillingen plasseres i fagmiljøet i en av kommunene (vertskommunen).
  8. Vertskommunen får ansvaret for å sikre at vedtatt handlingsplan blir gjennomført og avgir årlig rapport til rådmannsutvalget.
  9. Det etableres delprosjekter for de enkelte forbedringsprosessene. Delprosjektene må involvere fagpersoner fra kommunene og aktuelle Knutepunkt nettverk.
  10. Den vedtatte IT strategien om standardisering av IT løsninger må følges opp parallelt med dette prosjektet. Resultatene av arbeidet med prosessforbedringer og standardisering tas i bruk så langt It løsningene gjør det mulig.

Forstudien og forprosjektet har vist at regnskap og lønn må involveres i prosessene på en annen måte. Prosjektgruppen foreslår derfor i tillegg at det etableres ett regnskapsnettverk/forum og ett lønnsnettverk/forum i Knutepunktet i prosjektperioden.

Styringsgruppen for forprosjekt lønn og regnskap tar stilling til anbefalingen fra prosjektgruppen og eventuell videreføring av prosjektet i et møte torsdag 24.2. 

Sluttrapport og anbefaling fra prosjektgruppen kan lastes ned fra linken nedenfor, og det er også link til høringsrapporten med følgeskriv.

Aktuelt

Hva skjer?

Ingen planlagte hendelser

Login for redigering